浅析档案管理计算机系统中数据库结构及程序设计的处理方法

　　浅析档案管理计算机系统中数据库结构及程序设计的处理方法

　　采片{计算机管理企事业档案信息， 能更好、更快、更准确地为领导决策服务， 为企事业各项业务管理部门提高管理水平服务， 为产品的更新换代、科研成果研究提供准确数据，为基本建设项目尽怏投产，更好地为企业向外向型经济发展，全面提高企业的经济效益服务。

　　档案管理的一个重要特点是提供信息服务，而提供信息服务与信息的存贮量有着非常紧密的联系，印信息存贮得越多， 越能提供有效的服务。因此比较起存贮空间和处理时间这两个因素，我们认为前者更为重要。所以在系统设计时我们宁肯在不影响大局的隋况下着重考虑存贮空间因素。在实际档案管理中， 计算机外存空间的大小是一个非常重要的参数， 人们非常希望计算机外存的容量很火，这样就可以在计算机中存贮足够多的有效信息。而目前从普及型的微型计算机外存来看，一般都是20兆字节外存，也就是说，如果一条档案信息占300个字节空间的话，一台微型计算机硬盘最多能存贮6万多条档案信息，这剥于中、火型企业来说，是不能满足档案存贮的实际要求的，如果要扩充外存空问，则要提高成本。因此，如何科学处理数据库的结构，使每条档案信息所占存贮空间小一些，是解决这一矛盾的最好途径。

　　笔者通过实践，认为采用主数据库、副数据库、代码数据库和代码内存变量，对档案数据进行综台处理，可以得到令人满意的结果。

　　一、副数据库在设计数据库时， 对于着录字段的设计，既要满足国家标准《档案着录规则” 中着录项目的要求， 又要满足企事业单位实际情况的需要，这样就不可避免地在数据库中出现一些不常用的字段，在大部分数据登录时，这些字段没有数据录入。例如：科技档案中的缩微号、主题词、附注、变更情况和提要等字段 如果这些字段存在于主数据库中，则无论在登录数据时这些字段有无数据录入，它们都要占用一定的外存空间，而且这些字段的长度较长， 大约是其它所有字段长度总和的2倍，这样就造成了较大的浪费。为此，可以将每一个不常用的字段作为一个副数据库来进行处理。也就是说，副数据库中存贮的数据，本来应该是主数据库中的一个字段， 这个字段一般不用， 或很少使甩，但又必须设立该字段，如果让它存在于主数据库中，则无论在一条数据中对该字段赋值与否，它都占一定的字节空间。当将该字段作为一个独立的数据库处理后，如果原字段中有赋值，则在其对应的副数据库中存在一条记录，如果原字段中没有赋值，则其对应的副数据库中没有这条记录存在，从而节省了存贮空间。

　　副数据库与主数据库之间的联系以主数据库中的记录序号为联系的纽带， 即在每个副数据库中有一个字段是用来记录主数据库中对应数据序号。为了检索方便，副数据库也是以该字段作为索引键。以主数据库中的记录序号作为联系纽带比以档案号作为联系纽带有以下两个优点：

　　1．节省外存空间。档号为l2个字节以上，而记录序号只用6个字节即可，从而其索引文件占的空间也少l倍，检索速度也快许多。

　　2．当反向检索时， 即先检索副数据库中的内容后，再检索主数据库中相对应的数据时，速度更快，只要将索引键值作为记录序号， 则马上即可找到该数据。

　　在我们与大连市档案局联台研制的“企书业档案计算机管理系统”的科技档案管理子系统中，如果不采用副数据库的处理方法，主数据库总共应为348个字节，其中缩微号8个字节，主题词40个字节， 附注2o个字节， 变更情况26个字节，提要120个字节，共214个字节， 占总字节的61 。在大连叉车总厂的实际使用中，这5个字段很少使用， 在录入2745条数据时，主数据库的全长为375602个字节， 5个副数据库总共3儿2个字节， 可推算共节省了579291个字节的空间， 由此得出结论： 副数据库的使用， 使科接档案数据节省约60 的外存空间。

　　二、代码散据库和代码内存变量在没计数据库时， 为了节省数据的存贮空间， 可以将有规律的字段以代码的形式进行登录， 而弼应这些代码字段， 可以有两种处理方法

　　1．代码数据库。

　　对于出现代码较多的字段， 例如： 科技档案中的类别，文= 档寨中的类 4和责任者， 人事档案中的籍贯、专业和技术职务，会计档案中的科目等字段，都可以采用代码数据库来进行处理，代码数据库由两个字段组成，一个字段是代码，该字段与主数据库中所对应的字段是相同的， 另一个字段是代码对应的汉字名称。采用代码数据库有以下3个主要优点：

　　(1)节省外存空间。侧如， 在人事档案管理系统中，我们共采用了11个国家标准代码，其中有9个是以代码数据库的方式进行处理 如果不采用代码数据库的方法处理，主数据库中每条数据应占238个字节，采用代码数据库的方法处理后，主数据库中每条数据仅占ll0个字节，这样约节省外存54 。

　　(2)录入速度怏， 操作简单。一般来说， 一个代码的平均长度为3个字节，而其代表的汉字约为lO个， 即20个字节，如果输入每个汉字按敲3下键盘计算，则10个汉字需敲30下键盘，而现在只要敲3下键盘即可完成敲30下键盘的工作量。

　　(3)可以简化程序，减少编程工作量。

　　2．代码内存变量。

　　对于出现代码较少的字段，例如：密级，保管期限、性别等， 这些字段中的代码只有2～ 4种，如果使用代码数据库来进行处理的话，反而显得麻烦。如果与内存变量文件配合，将这些字段中所要录人的数据内容以代码内存变量的方式加以解决，并且在程序中广泛地采用宏代换指令， 将会使得程序大大简化。

　　三、主散据库通过采用副数据库、代码数据库和代码内存变量对数据结构进行处理后，主数据库中已不存在副数据库所对应的字段，并且代码数据库和代码内存变量所对应的字段也由原录入汉字改为录人代码，这样大大减少了主数据库中每条数据所占的字节长度，使每条档案信息所占存贮空问趋于最小，从而达到了节省计算机外存的目的。

　　综上所注，计算机管理档案中如何使得存贮信息多，有效地提供信息服务， 处理好数据结构， 对于编制一套档案管理系统来说，是一个重要的课题，而把主数据库、副数据库， 代码数据库和代码内存变量有机地结合在一起，是解决这一课题的有效途径。在我们编制的“企事业档案计算机管理系统” 中由于采用了这种方法处理数据结构，使得科技档案管理、文书档案管理，人事档案管理、会计档案管理和资料图书管理5个子系统分别节省计算机外存60 、7o 、54％ 、59．1 和58．1 。

　　在采用节省存贮空间措施的同时，也必须相应注意在处理时问上付出的代价不要过高，这样才能保证整个系统功能的完整与适用。

　　四、节省处理时间采用的技术方法为了节省存贮空间，不可避免地造成程序长度的增加， 即延长了处理时间。如果程序设计上不采取简化程序的措施，那么用牺牲处理时间而换来的节省存贮空间，其代债还是较大。为此， 在采用主数据库、副数据库、代码数据库和代码内存变量综台处理数据时，还婴在程序设计上进行有效的处理，使得程序达到最简化， 以减少计算机的处理时间。下面介绍采取的简化程序设计，提高检索速度的方法。

　　1．主数据库滤波式检索。

　　对于档案管理系统来说， 一般其主数据库都是很大的， 为了提高检索准确率，采用组台式检索条件的方式较为有效。为了加快检索速度，通常的处理方法是建立许多索引文件。但灶，为了任意组台条件进行检索而预先建立与其对应的索引文件，一方面占用存贮空问太大， 另一方面也几乎不可能。笔者通过实践，认为采用滤波式检索，不但可以达到快速检索数据的目的。而且在程序设计上也比使用索引文件要简化得多。滤波指令在一般dBAsEⅢ语言教材中未见到介绍， 有的资料在命令表中有该指令，但也没介绍其使用方法。滤波式检索的指令为： Set fi1rer t0[检索条件]， 对该指令的执行结果，可以做一个形象的比喻：

　　一个数据库中的数据， 就象站在你面前的一队各种各样的人。检索数据，就同从你面前这队人中找出你所要寻技的人一样，从队伍的开头，遥人进行核对，直至技到第一个满足寻找条件的人为止。而滤波式检索，就好象你喊一声口令； “所有满足检索条件的人，向前走一步，其他人解散。 这时， 站在你面前的这队人，都是满足检索条件的人， 而这一目仅是在喊完口令的一瞬问完成的。

　　从而可以看出滤波式检索的倪越洼。

　　2．副数据库以主数据库的记录序号为索引键，建立索引文件。

　　前面在介绍副数据库时，曾介绍副数据库以主数据库中的记录序号为索引键有两个主要优点， 其中有一个重要的优点就是利用其进行快速检索。

　　3．代码数据库中， 以代码字段为索引键，建立索引文件。

　　前面介绍代码数据库时，介绍其有3个主要优点，其中第3个是“可以简化程序，减少编程工作量” ，就是指当检索完数据时，只要按主数据库中的相应代码字段，用索引文件可以非常快地在代码数据库中找到对应的数据，完成数据转换工作。

　　4．利用数学矩阵中的元素，简化程序设计，达到节省处理时间的目的。

　　对于内存变量处理的字段，主要是检索完数据，在屏幕上显示结果时，容易造成增加处理时间。

　　例如， 在会计档案中，其中有两个字段是由内存变量来处理的，一个字段是“类别” ，另一个字段是“名称”。类剐字段中可录入1、2、3、4、5这5个数字， 它们分别代表账簿、报表、凭证、工资表， 其它5个分类； 名称字段中可录入1、2-?一8等数字。

　　名称字段中同一数字对应不同类剐， 其台义也不相同。例如名称中数字为1， 当类别为1时，其名称为“总账”J当类别对应为2时，其名称应为“年报表” ? ?。在程序设计中，为了显示名称字段的内容.

　　总之，通过在程序设计上采用上述4种处理方法的组台， 在检索数据时， 可以达到令人满意的结果： 无论数据库有多少数据，从开始检索到屏幕上显示出检索结果所用的时间， 仅为4～ 6秒钟。