培训师培训技巧<7>

 

　　提问回答阶段的专业技巧(4)

　　[美]多罗茜.利兹

　　3. 力求让其他的听众都来支持你。尊重你的听众，让他们知道你一直在尊重他们的时间和耐心。如果你一次被问到过多的问题，比如，“我怎样才能解决人员不足、空间不足、老板也没有给予我足够的信任的问题？”你可以这样回答，“你问了3个非常好的问题，可是因为还有其他的听众要提问，就让我先回答一个吧，如果我们还有时间的话再来解决剩下的问题好吗？”用这种方式，即使你只回答了其中的部分问题，仍旧能够使听众对你满意。并且，听众将会对你产生敬意，因为你没有让一个人独占了大家有限的时间。

　　如果你被问到一个偏离主题的问题，那么你可以停顿一下，然后问，“在座的其他人还有类似的问题吗？”如果没有的话，就简要地回答一下这个问题，并且告诉提问者你很愿意在讲话结束后留下来同他进一步探讨这个话题。这个办法在回答那些怀有敌意的提问者时也很有效。

　　几个“不要”

　　除了不要令人生厌和不要说“总之”外，这里还有一个“不要”：不要问，“我回答了你的问题了吗？”这常常是个很难避开的陷阱。你以为一个好争辩的人会轻易说“是”吗？一位好动、善辩的提问者总是会寻找机会，不断让你做出更多的解释。记住：没有法律规定你必须回答每一个问题。在一个训练班上，你当然应该尽量解答听众的疑问，但总有一些时候，这是不可能做到的。上文提到的3条原则中最重要的一条是保证其他听众都来支持你——在一个人身上花费太多时间将会降低你的信度，使其他人对你产生抵触情绪。

　　在你的心中始终坚守这条原则，你就不会失败。总是尊重你的听众的权利；你对他们越是尊重，他们就越会坚定地支持你。

　　化解“麻烦”问题

　　讲话如战场，形势瞬息万变。不经意间你可能就发现自己已经被问到一个将自己陷入困境的问题。这里是一些这种类型的问题和你可以迅速、专业地做出回应的方式。

　　带有倾向性的问题

　　问：这条声明对你们公司造成了什么样的损害？

　　答：关于这件事情，我不同意您的这种假设，事实上……

　　不要通过尽量忽略它的办法去否认这种假设。

　　相反，你要坚定地向这种假设挑战。当然，不要有失礼貌。

　　然后继续回到你的主题中。

　　个人观点

　　问：你对这件事情怎么看待？

　　答：我个人并不相信这件事情。事情是……

　　尽量将你个人的观点排除在外。

　　问题——不知道答案

　　问：投资额是多少？

　　答：我不想随便地回答你一个不准确的信息。我希望告诉你准确的信息。

　　说你不知道，或者提供给他。

　　不要撒谎，不要猜测。

　　问题——你知道，但是不能说

　　问：报价是多少？

　　答：我现在不便说，因为：这属于商业机密；董事会还没有定下来；我不便对此发表意见；这个问题过于敏感；这个问题目前还在讨论/谈判/协商中。

　　给出你不能回答的理由。

　　二选一式提问

　　问：你们打算增加投入还是维持原有水平？

　　答：我们的目标是提供最优质的服务。

　　忽略两个选项。

　　继续你的论述或回到主题。

　　压迫式提问

　　问：……那么为什么不公开你们的计划呢？

　　答：我在前面已经提到，这项计划刚刚出台，正准备向外界公布，我会在一个合适的时间对外界公布。因此，与此相关的所有问题，也无需再问。

　　礼貌地向提问者发出一个非常肯定的信号——你将不会回答这个问题。

　　重申你的话题。

　　含糊不清的提问

　　问：告诉我你们这个组织的情况。

　　答：你具体想了解哪些问题呢？

　　要求解释清楚；或将问题集中于一点。

　　谣 言

　　问：最近有一些传言，说其他公司可能也在发展相似的产品……

　　答：回答谣言将不合适；我们仅关心这个消息是否真实，还有这个谣言是从何时开始的。或者：我看不到这个谣言有什么可以相信的地方。

　　同时提出多个问题

　　问：这些变化将会带来什么影响……你们是否能够继续……你们是否将不得不……？

　　答：我先回答第一个问题。这些变化将使我们提高效率，从而对公众更加负责。至于后面的问题……

　　选择最容易的一个问题回答，将会有助于你抓住要点。

　　你不必立即回答所有问题。

　　不要低估“褒扬”的力量

　　有些讲话者总是习惯在听众提出问题后以一种赞许的语气表示感谢：“这个问题很有深度”或者“你的提问触到了问题的实质”，以此来建立一种和谐、融洽的气氛。即使问题听来真的有些刻薄，你仍旧可以表扬提问者：“我们总是能够盼到直中要害的问题。”当然，这种技巧也应慎用；如果你从一开始就表扬每一位提问者，你将开始被听众怀疑为不诚实。尽量使用不同的形容词和语句：“这可真是个棘手的问题。”“你的这个问题问得恰到好处。”或者“我希望有人会这样问。”没有规定你必须表扬每一位提问者——回答好问题才是最重要的。

　　提问回答阶段的专业技巧(5)

　　[美]多罗茜.利兹

　　慎 用 笑 话

　　在回答问题时不要为了表现你的聪明睿智而大讲笑话。听众会认为你这是不严肃的表现，甚至可能由此而对你产生反感。近而他们会站到对你提出尖酸刻薄问题的那些人一边，他们会把你当傻瓜看待。

　　解决刁钻问题

　　一般说来，讲话者不必担心每一个提问者都会别出心裁地为难你；偏执狂毕竟是少数。但是偶尔也会突然冒出一个名副其实的刁钻问题令你措不及防。如果这种情况发生，只有一种解决方法：保持君子风度，礼貌总是对付麻烦的良药。听众更喜欢举止大方、言语谦和的讲话者。他们会自动对那个给你制造麻烦的人产生反感，与你站在一起。

　　如果你正在处理一个棘手的问题，为了避免恶意刁难者的出现，可以给他们设置一个障碍：让他们说出自己的姓名、公司等等，这样可以减少问题的数量，因为许多人不愿冒这个泄漏个人信息的风险。这个办法尤其在一个不是很熟悉的群体中非常实用。

　　礼貌并不等于怯懦。如果提问者的问题已经不着边际，你可以立即让他止住。如果他带有明显的挑衅性口吻，你或许可以考虑休约翰逊将军的在某个场合使用的答语：“我会回答任何合理的问题，但对于那些带有明显倾向性的问题我拒绝回答。”

　　不必单独面对：邀请自己的顾问团

　　我的许多客户告诉我这个方法非常有效，因为它能使你减轻压力，并且使得问答的过程非常有趣。下面我介绍一下如何使用这种方法：在你发表讲话之前，邀请几位反应机敏、见多识广的人士组成你的顾问团。在进入问答时间之前，告诉你的听众这段时间对于他们更有价值，你已经请了一些专家来替你回答听众的问题。然后随着需要请顾问团成员来解答问题就可以了。

　　把握问题的几点技巧

　　成功的讲话者在面对听众的问题时必须把握以下几点：

　　1. 在问答时间开始前，先向听众说明提问的范围。除非你早就有言在先，如果当听众已经发问后你再给问题分类，就会给人留下你在躲避问题的嫌疑。

　　2. 认真聆听问题。尽管这对许多出色的演说家并不难，但它对普通讲话者来说却是一个很关键的技巧。

　　3. 当遇到一个人连续提问时，首先征求一下其他人是否有问题。如果问题都被一个人垄断，那么你可以对他说，先回答完别人的问题之后再回来解决他的问题。必须在一开始就给听众确立这条规定。对于那些急不可耐的急于要提问的人，你可以说，“请您再稍等一会儿好吗？我想在我左侧的这位朋友应该是下一个提问者。”

　　4. 习惯给提问排序。当同时有两个或更多的听众举手示意要提问时，根据你的判断，按照他们举手的先后顺序挑选提问者。

　　5. 在你寻找听众的问题时，不要留下视觉盲点。保持自己的目光不断巡视整个会场。

　　6. 当你被问到一个问题时，在回答前先反复向场下听众重复，因为许多听众可能还没有听清。我始终建议讲话者最好让提问者先解释一下他的问题。这将确保你不会误解问题。如果有必要的话，要求你的讲话者阐明得尽可能详尽一些。反复重复提问是示意讲话者做出解释的一个办法：“根据我的理解，你是问……”不是让你必须一字不差地复述问题，而是通过这种方法告诉提问者你需要先弄清问题。别忘了，在提问者解释完之后你要向他表示感谢。

　　7. 在问答过程中，目光始终直视提问者。简短而准确地回答问题，不要顾左右而言他。有些问题可能会使你的回答又成为一篇讲话。千万不要浪费时间，你已经结束了你的讲话。

　　8. 如果你不知道答案，也不要用自己的方式应付了事。如果你真诚而坦率地承认自己确实不知道答案，或许会赢得更多的赞许，但你可以在接下来的提问中补偿那位提问者。

　　9. 你可以将一些重要的问题让其他人来回答。比如，如果你被问到一个非常专业的问题，但你知道在场的某位人士恰好是这方面的专家，那么你可以将问题转嫁给他：“这是一个很好的问题，但这超出了我的研究领域。或许这方面的专家××先生可以给你解答。”这样你既满足了提问者，又赢得了那位替你回答问题者的支持。

　　10. 在问答时间的最后留给自己一点时间做第二次总结性陈辞。只有当你认为通过回答某个重要的问题可以使你的讲话给听众留下更深刻的印象时，才可以放弃自己的那部分时间。即使如此，我仍旧建议你最好还是由自己来完成结束语。毕竟你为了准备这个讲话已经付出了那么多时间和精力，为什么要以别人的声音来结尾呢？

　　检测回答的标准

　　你的回答是否成功呢？这里有3条检测标准：

　　提供信息；

　　说服听众；

　　与你的主题及内容紧密相连。

　　提供信息与说服听众是讲话的最重要的目的。问答时间是讲话内容的一个延伸和检验是否达到效果的一种手段。所以你必须认真对待，无论这个过程有多么艰难或者愉快，你都要感谢你的听众投入的时间和他们给予你的支持以及他们所奉献的思想。

　　以说服而结尾

　　如果你以回答问题的方式结束你的讲话，那么再问题逐渐减少之前就要发表你的最后总结。在你回答完最后一个问题之后，马上告诉听众时间有限，自己必须要作总结性陈辞了。千万不要等到有些听众已经穿好大衣、准备立场的时候还纠缠在个别听众的问题中，这样既伤害了提问者，也使听众感到厌烦。他们会说，“你不是早就做完了讲话了吗，为什么还不结束？”根据自己的判断，在恰当的时机对剩下的提问者说，“我们今天的讨论就到这里，非常感谢大家的参与。”然后开始发表的最后总结，这时你应该热情饱满、充满自信。如果你一直站在讲台后面，你要走到台前，向听众近距离道谢

　　提问回答阶段的专业技巧(6)

　　[美]多罗茜.利兹

　　在整个回答问题期间，你应该始终让提问有序进行，礼貌地对待你的听众，使这段本来令你感到恐惧的时间变得轻松自然，其乐融融。努力把握这段时间，通过对这些问题的轻松自如的回答，提高你的信任度：你不但是在向他们索取问题，而且在帮助他们解决问题。享受这个过程，你的听众会因此而记住你。

　　专家计划：提前准备

　　1. 你被问到一个受到广泛争议的问题——如何控制运动员服用禁

　　药问题。列出两个你认为尖锐的问题，然后回答它们。

　　2. 在你参加的一些讲话和会议上仔细观察人们是如何处理问题的。

　　找到至少3个你可以使用的技巧和5个有效的方法。

　　视觉教具：一幅好图胜过千言万语(1)

　　[美]多罗茜.利兹

　　我们处在一个视觉社会，如果你想让自己的言语被记住，就应该让听众看到它。你可能会迷惑不解：还有看得见的语言吗？人们会记住他们看到的50%以上的东西，而听到的则往往很容易被忘记。这就不奇怪为什么在大部分人的讲话中都会引入视觉教具了。今天，我们的视觉资料几乎到处都是，本章将会讲解如何去使用它们。

　　视觉教具是指任何可以被你用来配合讲话的道具：图表、图画、幻灯片、照片、印刷品以及实物模型都可以用来做视觉教具。但必须注意——你自己才是最好的视觉教具。你说话时的形象、步伐、手势、表情都很关键。

　　视觉教具对于新手和容易紧张的讲话者（对自己的动作、表情等缺乏自信）尤为重要。通过操作这些看得见的辅助材料可以有效缓解你的紧张情绪。但是同讲话的其他要素一样，这也需要你不断练习。没有经过认真准备的视觉教具只会表明你的讲话存在缺陷，这样反而暴露了讲话者缺乏经验。但是，如果经过慎重准备，视觉教具将会有力地支持你的观点，极大地增强你讲话的专业性。事实上，我建议所有的讲话者在任何讲话中都应使用视觉教具。

　　但是，视觉教具也有它不足的一面：任何曾经在讲话中使用了视觉教具的人都会告诉你，他们要花费大量的时间去构思和准备这些材料；它们会使听众的视线从你的身上转移；它们浪费财物；如果不小心出了错，它们还会给你带来巨大的麻烦。

　　那么，为什么还要使用视觉教具呢？还是那句话—— 一幅好图胜过千言万语。它们可以活灵活现地表现你要费很多精力、搜肠刮肚地想出大量词汇来描绘的事物。它们可以节省时间、产生趣味、增加变化，还可以帮助你的听众记住你的主要观点。

　　我的启发性研究

　　在过去的若干年中，我一直在从事培训讲话者的工作，视觉教具也在不断变化。在今天的讲话中已经使用了越来越尖端的高科技产品。但是，有些东西还没有变。我花费了大量时间来研究使用视觉教具的艺术和科学，下面是我总结的一些发现：

　　你必须区分使用你的视觉教具。特别是对于新手来说，在使用幻灯片（PowerPoint，后面将做详细讲解）过程中的一个主要问题是，所有画面上的内容看起来几乎都一样。尽管你可能是你的研究领域方面的专家，可你毕竟不是发明幻灯片的专家，你无法随意改动幻灯片的设计。比如，如果你通过幻灯片来展示一系列目录，你会发现幻灯片刚刚翻过两三页，听众的注意力就已经开始分散。

　　在你使用视觉教具向听众展示前，先做一个简要的介绍。如果你先做视觉教具的展示，然后再叙述的话，将会失去听众90%的注意力。你必须先指导听众，给他们一个机会将左脑思维（逻辑思维）转换为右脑思维（形象思维）。你的指导工作做得越好，你对现场的控制就越成功。

　　不要在展示幻灯片时朗读你已经讲过的内容，这样做纯属多此一举、浪费时间，听众自己会看。大部分听众阅读的速度几乎是你朗读速度的五倍，也就意味着他们总是在你的前面，你的朗读只会分散他们的注意力。如果你认为幻灯片上有许多内容他们需要了解，那么你就删除一些无关紧要的部分。

　　你放在幻灯片上的内容越少，你需要口头陈述的部分就越多，你就越令人信服。记住，视觉教具仅仅是你讲话的一种辅助手段，它代替不了你的口头陈辞。一位善于使用视觉教具的讲话者比一位没有任何辅助材料的好的讲话者更有效率。恰当地使用视觉教具可以帮你把信息准确地传递给听众。但是，如果操作失当，它们也会混乱你传递的信息，降低你的可信度。

　　视觉教具效果测试

　　为了确保你一直期待的视觉教具能够在讲话中真正发挥效果，首先思考下面的两个问题：

　　如果没有视觉教具的话，我是否能够很好地完成讲话？如果你并不是真正需要的话，那么，它只会使你的讲话看起来更加杂乱。每一种辅助工具都是为了使你的讲话内容更加丰富、活跃。确保你使用的每一种辅助物都与主题相关，并且能够增加你讲话的价值。设计视觉教具是为了实现某种特定功能，所以，要确保每种教具都能独立操作和便于操作。

　　是真正的视觉教具还是视觉文字？打印在表格上的文字不是视觉教具，因为你在这里真正提供的还是文字。有时你能发现一些将文字使用在视觉教具中的非常显眼的方式，这些文字可以起到注解图片的作用。但大部分情况下，在使用视觉教具的时候还是尽可能少用文字为妥。

　　怎样设计视觉教具

　　经过设计者的创作和加工，一个好的视觉教具便会跃然而生。下面是设计过程的一些基本步骤：

　　回到你的讲话提纲中，记录下对于使用视觉教具的一些想法。一个视觉教具怎样才能帮助你阐明一个观点呢？哪种形式的视觉教具最适合你的讲话内容——图表、模型、图画还是图解？每种视觉教具都是为了实现一个特定功能，只有在需要的地方我们才会使用它们，而且要保证其一定要与主题相关。使用它们不仅仅是为了使讲话生动，还要有它们的目的。

　　在一张纸上记录下视觉教具的实质是什么，然后开始设计它的表现形式。这张纸代表了你的视觉教具，将你想通过它表现出来的思想控制在两点之内。