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培训师培训技巧<8>

发布时间:2016-06-08 10:59 作者:演讲网 点击:
精彩导读:
视觉教具:一幅好图胜过千言万语(2) [美]多罗茜.利兹 描绘出视觉教具的草图。你要通过这个粗样将它制成一件艺术品。无论你是在做自己的视觉教具还是同职业艺术家一起工作,都需要在制成成品之前画一张草图。 避免零乱,尽量使你的视觉教具简单,易于操作。如
 
  视觉教具:一幅好图胜过千言万语(2)
  [美]多罗茜.利兹
  描绘出视觉教具的草图。你要通过这个粗样将它制成一件艺术品。无论你是在做自己的视觉教具还是同职业艺术家一起工作,都需要在制成成品之前画一张草图。
  避免零乱,尽量使你的视觉教具简单,易于操作。如果你必须辅以文字,那么尽量力求画面平衡。每个视觉教具都应有其题目,并且涵盖的内容不应超过三个主要点。如果你还有更多的问题要说明,那就再做另外的视觉教具。将每个视觉教具的线条限制在六条以内,当然越少越好!
  如果你要在视觉教具上使用数字和文字,那么将它们设计的大一些,以方便听众观看;尽量使用图表的形式,以减少文字的数量。确保每种视觉教具都能支持你的主题。
  在使用颜色方面应注意三点:视觉美感、突出主题和区分内容。即使一小块颜色也能增强视觉教具的整体效果:在标题下面划出彩色线条,在每个主要观点的前面标出彩色着重号。但不要过多:太多颜色只会使人眼花缭乱。
  颜色对于大多数人来说还具有心理作用,我们总是被广告和推销单上有颜色的部分所吸引。蓝色和黑色都很适合标题使用,蓝色也可用于图上的强光区和下划线。绿色意味着前进,看到他就会感到愉快和希望。红色是眼睛最易捕捉的颜色,但是,它看起来要比其他颜色生硬得多,因为它代表着停止和损失。
  因此,当你画出草图的时候,试着标上颜色练习一下。尝试不同的颜色,从你的朋友那里得到反馈意见。换言之,就是在你最后做出视觉教具的成品之前,尽量弥补不足。
  如何使你的视觉教具取得成功
  失败的教训各不相同,成功的经验如出一则。如果在任何细节上没有注意,失败就将在所难免,成功的视觉教具总是会避开所有导致失败的陷阱。下面是一些能够使你的视觉教具和讲话取得成功的商业谋略。
  使所有的视觉教具协调一致,但是不要令人厌倦。标题应该大小统一,风格尽量保持一致。所有图表中颜色的使用应该相应固定:如果你使用蓝色着重号表示强调,那么在图表的所有部分都应如此。在一个视觉教具中不要使用三种以上的颜色。
  在你正式使用视觉教具前,不要让听众看见。如果你想要它们来支持你的论述,就不要让它们过早露面。
  面对你的听众讲话,而不是视觉教具。不要让它成为你的“安乐毯”;雄辩的演说家也使用视觉教具,但是,他们会始终保持与听众的眼神交流。
  当你演示视觉教具的时候,站在它的旁边,不要站在它的前面。
  演示结束后,不要忘记收好你的视觉教具:考虑一下空间的大小,听众应该占据的地方,还有图表架、电线、电灯以及所有器具。在你讲话之前,别人一定也已经收拾好他们的视觉教具。确保你的视觉教具的高度使场内的每个人都能看到。如果你没有图表架或支架的话,就用手举起你的视觉教具,但不要遮住你的脸。用完之后,将它们放在一边,但不要随地散放,否则将影响你接下来要做的总结发言。
  在练习你的整个讲话过程中,加入视觉教具部分。将它们单独练习是个错误的决定。在讲话的过程中使用视觉教具,并且反复练习,确保它们融为一体。
  幻灯片的使用
  高科技总是带给人们很多美好的东西。在视觉教具方面,幻灯片和计算机辅助图表系统的发展让你可以自己设计视觉教具,而不再依赖计算机专业人员。但是,也正如其他高科技产品一样,幻灯片也无法做到能够解决所有问题。于是,许多依赖计算机程序的讲话者便以此为借口,而不去找失败的根本原因。你永远也不要指望一个视觉教具能够完全代替你的讲话。成功的最主要原因不是因为幻灯片、动画片或者别的视觉教具,而只能是靠你自己的讲话。
  使用计算机软件形式讲话的一个主要问题就是几乎所有人都在使用它。2001年2月出版的商业2.0杂志上有一篇文章呼吁“停止使用幻灯片!不要让你的朋友再使用它!”的文章,作者托马斯斯图尔特认为,现在的会议组织者经常愿意提供这些计算机设备,就是因为他们“想塑造一个制服式形象”。
  “为什么这个世界非要标榜统一的制服形象呢?”本身就是一名演说家的斯图尔特,曾经听了众多的讲话。“他们总是千篇一律。一个讲话者结束,他的幻灯片就会显示感谢的字眼并且给出他的电子邮件地址,接下来就是掌声,灯光亮起,他拔掉插头,离开讲台,主持人宣布介绍下一个讲话者。她走上讲台,一边插上插头,一边毫无逻辑地咕哝着。灯光熄灭,她又重新开始一页一页地演示她的幻灯片。幻灯片上显示早上好,从早上8点开始,进行到12点,下午1点重新开始,直到5点结束。”
  那么,为什么我们要使用幻灯片和其他的软件工具呢?因为使用得当可以使你的讲话更加高效、专业。幻灯片的使用包括以下四种形式:
  1. 投影式幻灯片:你可以使用投影仪完成这项工作。如果你没有彩色打印机,可以将内容存到磁盘里,把它拿到打印中心,将幻灯片的颜色打出来。
  2. 35毫米幻灯片:如果你在讲话中需要,大部分商业复印中心都能将PPT(PowerPoint)形式的幻灯片转换为35毫米的幻灯片。
  视觉教具:一幅好图胜过千言万语(3)
  [美]多罗茜.利兹
  3. 计算机驱动式幻灯片:这是最常用的一种幻灯片播放形式,它们需要借助笔记本电脑来实现。这是一套最有效的程序,因为它可以让你在讲话过程中随时补充动作和声音。
  4. 网络式幻灯片:你可以将你的幻灯片演示与网络连接起来,这尤其在远程教学课堂上特别适用。
  一些演示者似乎认为放映幻灯片仅仅是按部就班地放映而已,而如何才能使这种千篇一律的工作让听众产生兴趣呢?下面是一些如何使你的幻灯片放映更加有效的建议:
  照顾到你的听众。你不是在跟他们说话吗?你想让他们对你的演示产生什么样的印象呢?如果你想做一个严肃的、专业的演示,就必须保证你的幻灯片演示效果要在听众的面部表情上做出反应。不要使用浅色或者滑稽的图片。当然,如果你正在给一群孩子做演示或者你的演示是关于一个娱乐的话题,那么,你也可以使用浅色和大量的图片。
  考虑到地点。你将在哪里发表演说?如果地点是一个大厅或者礼堂,使用简单的背景和最大的字体,不要包括太多的内容;如果你想要同听众讨论幻灯片上的内容,将它们装订成册,分发给听众。
  不要在目录上标太多的重点符。因为这是最容易的幻灯片演示,放映者只需站在一旁,使用太多的划着重点符的内容显然会令听众难以记忆。每页幻灯片上至多使用三处重点符。同时,保证你的每个标着重点符的句子尽可能简短。
  选择合适的字体。确保你选择的字体足够大,使得礼堂后面的听众也能够看清楚(尤其是狭长的那种)。在一页幻灯片中不要使用两种以上的字体。一般说来,标题使用无衬线字体,正文使用衬线字体。
  选用能引起听众兴趣的标题。幻灯片的大部分分页都会有标题。比如,如果你正在做一个关于医疗成果方面的讲话,你可能会展示不同阶段的图表。每个图表都会有一个诸如“阶段1:感染”、“阶段2:爆发”、“阶段3:症状”,等等。但是,如果你是在使用图片的话,就不需要标题了,图片本身就是最好的标题。
  慎用图表。一个恰到好处的图表可以使你的演示更加精彩,但是,不要让它从你的正文中溜走。想想人们每天谈论的那些电视广告吧——有很多我们根本记不得那是在为什么商品作的广告。如果有人从你的展示前走过时说,“这些图表真的做得很棒!”那么等于说你根本就没有达到你的目的。
  当然了,最终起决定作用的还是你的目的。这就是为什么你不要从设计你的幻灯片演示开始准备你的讲话。在我的培训课程将近结束的时候,大部分学员至少已经删除了一半以上他们亲手设计的幻灯片。从一张纸或者一个空白的计算机屏幕开始你的准备工作,先把你想演说的提纲列出来,从内容开始,最后再添加图表。
  避免幻灯片的负面效应
  幻灯片就是一柄双刃剑:它能有效地展示不同的概念,也能将听众的注意力从你的身上移开。因此,作为一个讲话者,你最有效的武器就是你的眼睛。如果你打算使用幻灯片,那么,它必须满足两个条件:不会使你和听众都沉寂在黑暗中;不会使大部分听众在听说你要放映幻灯片后失去兴趣。我曾见过许多听众一听说放映幻灯片作为讲话的一部分他们会时立即泄气。你要迅速向他们证明,即将进行的幻灯片演示不会让他们失望。
  如果你们是在饭后进行讲话,那么,你的声音在黑暗中将显得格外活泼、动感。不要将所有的灯都关闭,这样使你能够看清你在放映幻灯片期间听众的反应,以便能够及时唤回听众的参与。
  尽管不能避免缺陷,但幻灯片还是当你面对人数众多的听众时一种非常有效的视觉教具。某些情况下真的很需要使用它们,比如,一项新式的手术技术的展示,一种新型的工程设备的展示,一个房地产经销商在介绍新开发的地段和楼盘时的展示,都离不开幻灯片的帮助,它可以节省很多语言的解释。计算机绘制的精密的图表能够很好地帮助讲话者向听众传递非常复杂的概念。
  幻灯片同时还赋予了讲话者一种弹性,他们可以通过增删幻灯片来改造他的陈述,而这些将不会改变他讲话的完整性。
  事实上,今天的人们正越来越少地使用幻灯片——但是,它们在工业领域中仍旧被广泛应用。如果你有很高的幻灯片设计水平,但是,你却还不习惯使用它们来打印你所发表的演说,那么,下面的拇指法将会帮助你增强你的讲话效果:
  确定你希望听众记住的目标,然后整理加工这些要点,设计出你的幻灯片。
  仅仅在必需时才使用幻灯片。不要把听众的注意力无谓地浪费在无关紧要的幻灯片上。
  反复演练幻灯片陈述过程。如果你要展示一个幻灯片,确保它与你的讲话主题有关,不要演示一个过于复杂而且不会进行口头解释的幻灯片。否则,当你已经开始讲述其他问题的时候,你的听众还在冥思苦想刚才那个问题。
  不要将一个幻灯片页面在屏幕上停留时间过长。当你正在陈述或者解释它的时候,将幻灯片切换到下一页。
  认真准备技术设备。讲话之前要确保幻灯片能够正常工作。仪和旋转装置都放在合适的位置。在你正试讲话之前将所有物件清点两遍:电源插座是否已经接好?如果需要的话,是否有备用的延长线?
  视觉教具:一幅好图胜过千言万语(5)
  [美]多罗茜.利兹
  做好应付突发意外的准备
  你可以通过事先的认真准备和假想的应急措施,成功避免在操作投影仪过程中可能出现的大部分常见的问题:
  提前到达会场检查安装程序。
  亲自查证是否所有设备都已就绪;不要指望别人替你做好这些事情。
  找到投影仪的开关键,因为每种投影仪的设计都不同,所以,你经常会找不到它们开关键的位置。
  准备一个备用的投影仪灯泡。
  事先确定好投影仪的摆放位置,确保投影仪的两侧都有放置幻灯片材料的空间,因为你要将已经使用完的材料和尚未使用的材料区别开来。尽管我在视听目录上已经对此明确要求,但是,我还是必须花75%的时间去制定一个排序计划。
  带一根延长线,以防万一。最好将其他相应的设备也都备好—— 一卷额外的人造丝、磁带、剪刀,等等。
  安装并检测设备。
  在一块亮光板上用一张幻灯片材料检测光线。
  做好应付突发事件的准备。
  激光指示器
  商用激光指示器是被设计用来辅助讲话者做讲座和商业性演说的。激光指示器射出的光柱可以在它的目标物上形成一个小亮点。它在讲话者使用幻灯片时可以帮助讲话者将听众的注意力吸引到一个特殊的点上,特别是在听众人数众多而幻灯片又离你较远时,它的作用尤其明显。
  但是,像所有其他的高科技产品一样,它也有自身的缺点。你很难将它固定在你要强调的那个点上。接下来发生的是这道激光光柱在幻灯片上来回地跳跃,听众很容易跟着光线而迷失。
  并且,你要记得这个激光指示器不是一件玩具。美国激光研究院(The Laser Institute of America)指出,如果使用失当,激光指示器发出的光柱将会灼伤人的眼睛,他们建议:
  不要将激光指示器指向任何人,它是被设计用来指明不动的物体的。
  不要将激光指示器指向镜状物体的表面,它反射的光线同样可以灼伤人眼。
  不要让未成年人单独使用激光指示器。
  录 像 带
  近些年来,随着生产规模的不断扩大,录像带正在被越来越多地使用。但是,这种媒介的缺点非常明显:价格高昂且缺乏弹性。录像带不仅难及其他高科技产品的价格低廉,而且也不能被演示者所控制。因为讲话者必须要停止播放录像才能发表评论,所以,大部分录像式演示都被设计为连续播放。
  录像带弥补自身弱点的强势是详尽和权威。它们大部分同电视和电影非常接近,因此,画面通常会令观众感到震撼。当在资金充裕、场合允许的条件下,录像带通常会取得特别好的效果。如果你曾经使用过录像带,就会知道应该提前将带子倒到你需要的地方,仔细检查是否带子能够正常播放。否则,一旦它们不能正常播放,其结果只会同VCD或者DVD一样糟糕。
  图 解
  不管你相不相信,图解都是我最喜欢的视觉教具——事实上,我总是将两张图解分别置于讲台的两侧。它们强迫你的目光只能左右平行移动,这会比前后移动更能刺激听众的反应,吸引他们的注意力。
  图解比较适合于听众人数较少的情况。你要提前准备它们,或者是边讲话边“抛出”它们。它们既可以是厚纸板,也可以是放在图解架上的普通纸张。按照下面这些步骤使用你的图解:
  提前安装好图表,但直到你需要使用时才打开它们。
  为每份图表都加注标题,以便听众了解信息指对的内容,这是大部分人都忽略的一个步骤。将标题用大写字母打印出来。
  力求画面生动、简洁。
  不要边说边写,除非这是听众的要求。当你转身写字的时候,提高嗓音使得所有人都能听清。
  使用粗线条绘画。提前将复杂的设计用细线标出淡淡的轮廓,以便讲话过程中能够迅速而专业地画出它们。
  不要使用红色,除非你是在给很少的听众讲话——在图表上很难看清楚它。
  如果墨水弄脏了图纸,尽快更换一张,因为它很容易将两张纸贴在一起。
  如果是在一个狭长的房间里讲话,将图表贴在一个可以升高的画板上,否则坐在房间后面的听众将看不到图表的底端。
  当你指向图表讲解的时候,应该在图表的右侧,使用你的左臂进行指点。如果你使用右臂的话,你也不要背对听众,将你的右臂横过你的胸前。不过如果你是右手族的话,就将图表置于你的右侧吧。
  图表演示的一个主要的好处就是在你即使已经谈论其他话题的时候,仍然能够将刚才的信息留给你的听众,这是幻灯片和电脑图表演示所无法比拟的。
  通过将图表与其他图画搭配使用,使你的讲话成为“多媒体”。
  与其他视觉教具一样,一旦你使用完了图解,你就要找到一种方式去除它。你可能想在讲话过程中的不同阶段使用图表,因此,最好的方法就是在每次使用完后用一张纸遮住它,可以是白纸,也可以是一张上有与你的整个讲话主题相关的图标或者图画的纸。
  黑 板
  在听众较少的场合中,黑板也是一种不错的视觉教具。但是,你应遵循以下原则:
  视觉教具:一幅好图胜过千言万语(6)
  [美]多罗茜.利兹
  事先认真检查,确保支腿和螺钉都很坚固。
  多准备一些黄色粉笔,在你的口袋中总是留着一支备用。在表现力上,黄色比白色更突出一些。
  使用潮湿的,而非干燥的粉笔刷。
  如果你是使用激光指示器,不要让光点在黑板上游移不定,指向你要强调的地方,让它停留一会儿,然后再移开。
  不管画还是写,每次都不要超过几秒钟,也不要边画边说。如果你想解释你正在做的事情,先转过身来面向听众再说。
  当你结束一个话题,开始一个新的话题的时候,应尽快将黑板上原有的内容清理干净。黑板上的原有图画将会分散听众的注意力。
  对黑板和图表的特别建议
  在你讲话之前,应在黑板或图纸上画好直线和标准的圆弧,用粉笔或者铅笔轻轻地勾勒出底样。在讲话过程中迅速而专业地画出这些图形,会使你的听众对你产生更多的钦佩和赞赏。
  模型和实物
  模型和实物只有在听众人数很少时才适用。但是,往往精致的模型和实物都造价高昂,即使是复制品,价格也不便宜,而且不很实用。模型需要讲话者源源不断地讲解,而且还得表情生动,达到栩栩如生的效果。当然,这就意味着讲话者要灵活多变,他可以通过改变话题来迎合听众的胃口。如果真是形势需要,与录像带配合使用,模型能够发挥最佳的效果。
  当你分发实物、调查问卷、印刷品或者其他作为视觉教具的材料时,你就正在减弱听众对你的关注。不要在这个阶段向听众介绍重要的新观点,而且,你还要花费时间去概述和描绘正在分发的实物。
  印 刷 品
  印刷品是听众可以操纵的视觉教具,因此,对于讲话者来说,控制现场气氛和听众的注意力则更为重要。向听众讲明你的意图。在开始讲解他们要参与的要求之前,不要把印刷品急于发给他们,否则的话,人们会在你讲话之前就开始阅读它们,场面将会失控。
  当听众拿笔写下来的时候,他们的记忆可能更加深刻,即使他们再也不回头看看自己的笔记。这就是为什么印刷品和调查问卷能够帮助听众对你的信息保持记忆的原因。
  提前数出印刷品的数量,这样既可以节省时间,避免混乱,又可以在头脑中有个深刻的印象。你需要了解现场有多少排听众,以及每排有多少人。你的印刷品尽量设计的有一点创意,避免使用打印好的目录,而使用绘画和其他形式的艺术品则更为妥当。凡是适用于视觉教具的主要原则都适用于印刷品,他们必须要有明确的目的和你不能直接通过语言传递的信息。
  图解和插图
  最好的视觉教具是一种速记,图解和插图是所有视觉教具中使用最频繁、也是最有效的形式。
  图解有多种表现形式,可以表现为图表(条形图、圆形图或坐标图)、系统关系、因果关系和流程图,等等,它主要依赖于你的想象。不管是图表、卡通、地图还是最初的艺术品、插图,都使得视觉教具比打印出来的讲话的文字复述更加形象、逼真,栩栩如生。
  不仅用于讲话
  视觉教具——特别是图表——对职员会议和客户讨论来说都很有帮助。它们将支持你的观点,使你的讲话更加精雕细琢、无懈可击。你将会给听众留下深刻的印象,因为并没有多少人懂得在这种场合下使用视觉教具。当你第一次在职员会议上使用视觉教具的时候,你需要做的也许仅仅就是微笑着盯着在场的每一个人,等待他们的掌声和欢呼吧。
  推翻默菲法则
  比尔盖茨,举世闻名的微软奠基人,站在讲台上向全世界的听众介绍他的最新程序Windows98,他和一位同事正在演示给这个程序增加外部设置有多么容易。他的同事插上扫描机的插头,只站在巨大的计算机屏幕前面,等待着输出一条信息“您的新设备已经载入”,然后开始欢呼庆祝。然而,计算机屏幕突然变蓝,再输出两个恐怖的单词“致命的错误”后就开始闪屏了。这是因为程序设计上的某种错误,导致它强大的计算机辅助图像系统不能正常运转了。如果这个发明了我们今天使用的大部分计算机程序的世界上最富有的人,都有可能在他演示过程中的某个问题上遇到了麻烦,那么你将遇到更大的问题。
  所以,默菲法则也照样适用于我们的视觉教具:任何事情都可能出错,它当然也不例外。如果你真的这样以为,那就错了。为了帮你反击这条法则,我制作了下面的检查表(第130页)。使用它,你会做好充分的准备。
  正如博伊斯考茨总是本着他们的座右铭——“总是做好准备”——一位使用视觉教具的讲话者也应该有一句座右铭——“总是有个备用方案。”通常这个备用方案就取决于你自己。视觉教具可以成为精良的装置,但是,你不要感觉到如果没有它们你就无法传递一个成功的讲话,你可以做到。任何时候,只要相信自己,你都可以做到。
  如果你是在讲话中善于使用视觉辅助教具的话,“生动的、瞬间的、令人兴奋的和丰富的”是能够提供给你的讲话的形容词。当然,一位语言大师单凭他的词句本身就可以得到这些褒奖。但是,雄辩的演说家使用视觉教具则能够使自己更接近于“登峰造极”。下一章,我们将介绍如何使自己在讲台上挥洒自如的技巧,你将了解到,该如何通过控制影响你在一般情况下的讲话和在特殊情况下的视觉教具的环境因素,来使自己的讲话获得成功。
  视觉教具:一幅好图胜过千言万语(7)
  [美]多罗茜.利兹
  专家计划:创造性的视觉教具
  1.讨论一下如何使用视觉教具做一个融幽默性与知识性为一体的讲话者,如果在使用视觉教具过程中遇到麻烦,又该如何解决?先试着描绘出大致的轮廓,然后逐条演示你将怎样解决这些 问题。
  2. 你被要求做一个三分钟的讲话,内容为向新加盟的公司员工介绍公司情况。描绘一下你将使用哪些视觉教具,以及为什么选择它们。
  3. 对自己做一个承诺,保证自己将在未来的六个月之内试着使用每种类型的视觉教具,这将会帮助你提高自信心和灵活性。尽量在你的下一个讲话中使用多媒体(至少两种不同类型的视觉教具)。
  视听检查表
  这里是一份问卷调查表,你可以在每次讲话前参照此表,检查一下是否自己的视觉教具都与主题有关,能否使你的讲话更加活泼、有效,能否将讲话内容准确、清晰地表达出来。
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中国演讲网站长、《中国好口才》项目组组长、中国著名公文写作专家、公务员《能讲会写》创始人...[详细]

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北京大学公众演讲与管理沟通课题组组长,中国着名口才理论家与实践家、“口才树”理论体系创始...[详细]