公文写作的文体、特点及其作用

一、公文的特点

　　公文，是在机关公务活动中形成的，是各级机关与组织行使法定职权，实施有效管理的重要工具，具有很强的现实效用性。它的特点主要表现在以下几个方面：

　　1、公文有法定的作者。公文不是谁都可以任意制发的，公文是由法定的作者制成和发布的。这是公文同图书、情报资料、通讯报道以及一般的文章作品的一个显著区别，是公文的显著特点之一。

　　所谓法定的作者，就是指依据法律和有关的章程、条例、决定成立的并能以自己的名义行使法定的职能权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或代表机关组织的领导人。在我国，各级党政机关、社会团体、企事业单位，只要是依据法律、章程、条例等规定并履行法定的程序建立和存在的，它们都是法定的作者，它们都有独立对外行文的资格。如各级党的组织、人民代表大会、人民政府及其部门是根据《中国共产党章程》、《中华人民共和国宪法》以及有关的《组织法》建立的。在《章程》、《宪法》和《组织法》中规定了这些机关的职能以及这些机关制定和发布公文的权限。

　　文件法定的作者指的是发文的名义。也就是说，文件主要是以机关的名义或机关的某一部门的名义制发的。例如，国务院文件、某某省人民政府文件是以机关的名义制发的；某省人事厅文件、某县县委组织部文件是以机关的某一个部门的名义制发的；工会、共青团、妇联的文件是以社会团体的名义制发的；工厂、学校、科研单位的文件是以企事业单位的名义制发的。这些能在自己的职权范围内制发文件的机关、部门或单位，称为行文单位。

　　机关的发文有时也用国家领导人或机关首长的名义。如中华人民共和国主席令、国务院总理令以及机关首长对所属工作人员的任免令（或任职通知）等。用领导人作为发文的名义，并不是以他个人的名义出现，而是代表他所在的机关的身份来发文的，也是法定的作者。这是领导人行使自己法定职权的一种表现。必须说明的是，以领导者个人的名义发文，在个人名字前面都应冠以机关的名称与职务。如中华人民共和国主席×××，某市中级人民法院院长×××，某大学校长×××等。一旦这些人不再担任这一职位，也就失去了这一法定作者的地位。

　　2、公文有法定的权威。公文既然是党政机关、社会团体、企事业单位为了传达意图、办理公务、记载工作活动而制发的。这就必然要赋予文件以机关喉舌的地位。也就是说，文件可以代表机关发言，代表制发机关的法定权威。因此，文件也就成为各级机关组织开展工作的法定依据。比如，党的文件，就代表党的中央委员会这一党的最高领导机关的法定权威，传达的是党中央的意见，所以它在全党、全军、全国人民中享有极高的威信。通过党中央文件的制发，传达了党的路线、方针和政策，作为全国各条战线、各个地区、各个系统、各个部门工作的依据和准绳。再如，国务院是全国最高行政机关，它所制定和颁发的文件，代表中央人民政府的职能和职权范围，具有行政领导和行政指挥的权威等。这种法定的权威性，也叫做法规的强制力，如国家领导机关发布的命令、法令、法规等。是通过一定的立法程序产生的，是要强制执行的，违反了是要依照法律追究的。

　　3、公文有特定的效用。公文的特定效用指公文的现实效用，是文件制发机关的法定地位所赋予的。从每一份具体的文件来说，都有它本身的特定的现实效用，代表它的制发机关所赋予的法定效力和作用。比如，党政领导机关所发出的每一项指示，每一项决定，要求所属机关认真贯彻、坚决执行。即使是一份通知，同样要求地方收文机关阅知和办理。下级机关的一份报告、一份请示也同样要求上级领导机关阅知或批复等。文件所具有的特定盗用是有一定的时间性的。任何文件都不是永远有效的。虽然有的文件具有历史文献价值，但从总体上说，它还是着眼于现实效用的。文件在现行工作中形成，在现行工作中使用，为推动现行工作服务。一旦它们的现行使命完成，就转化为档案保存，对今后的工作还起着参考、凭证作用。

　　4、公文有规范的体式。公文有规范的体式，这是公文不同于图书、情况资料、通讯报道以及一般文章作品的又一显著特点。由于公文是党和国家具体领导和管理政务的工具，是机关的喉舌，代表制发机关的法定权威。所以，制发公文是一件极其严肃的，具有重要政治意义的工作。为了维护公文的严肃性、权威性和便于进行公文处理，在党和国家有关部门发布的关于公文处理的一系列法规性文件中，对公文的体式作出了统一的规定，提出了统一的要求。各级党政机关、社会团体、企事业单位制发文件都必须按照规定的体式（包括文体、书面格式和版面形式），不能随心所欲，另搞一套。比如，公文的结构、附加标记都要符合规定。一般说来，正式公文都有文件版头、公文管理标记、发文字号、公文标题、主送机关、正文、发文机关、机关印章、发文日期、主题词、抄送机关、印发说明等项。

　　5、公文有规定的处理程序。公文的制发和办理必须经过规定的处理程序。如，公文的制发，必须经过起草、核稿、签发的程序。经过机关领导人签发的文稿才能缮印、用印和传递。几个机关的联合发文必须履行完备的会签程序；重要的规范性文件还需报请上级机关程序。任何人不得违反上述程序擅自处理。只有如此，才能维护公文的严肃性与权威性，也有利于机关文书工作的科学化、规范化、制度化和提高机关工和效率。

　　二、公文的作用

　　在机关的日常工作中，文件拟制与处理的工作量是相当大的，它是机关工作的重要组成部分。一个国家、一个政党、一个部门或者社会团体、企事业单位要行使职能，开展公务活动，都离不开文件。没有文件，那简直是不可思议的。总的说来，机关公文的作用在于它是党和国家具体领导和管理政务，机关之间相互进行联系和机关内部处理工作事务的一种工具。有作用才有地位。公文之所以在机关中占有重要的地位，也主要是体现在公文对于机关公务活动所起的作用上。认识公文的作用是使用好公文这一工具的重要前提。具体地说，其作用主要表现在以下几个方面：

　　1、领导指导作用。党和国家的各级领导机关，可以经常通过制发文件来部署各部工作，传达自己的意见和决策，对下级的工作进行具体的领导与指导。例如，党的中央领导机关通过它所制定和发出的各项指示、决议等重要文件，阐明重大方针政策、战略措施和工作步骤，用以领导和指导各条战线，各个地区的工作。

　　党的领导是政治领导。党对国家事务实行政治领导的主要方式，是使党的主张经过法定程序变成国家意志，通过党组织的活动和党员的模范作用带动广大人民群众，实现党的路线、方针和政策。党发布的领导性文件不是国家法规，但我们国家的法规，包括法律，法令以及行政法规，都是党的政策的具体化。因此，党的政策性文件，代表党的权威，人人都要贯彻执行，并作为领导指导各项工作的依据。国家各级行政领导机关和业务主管部门则根据党的政策性文件，制订和发布各种指示、决定、计划、意见、通知来领导和指导下级机关和下级业务部门的工作。上级机关传达领导意图与下级机关贯彻执行相结合，就使文件成为纽带，充分发挥其领导与指导的作用。

　　2、行为规范作用。文件的行为规范作用，是文件强烈政治性和法定的权威性等特点赋予的。这种行为规范作用又称之为法规约束作用。党和国家的各种法规和规章都是以文件的形式制定和发布的。这些法规性文件一经发布，便成为全党、全社会的行为规范，必须坚持依照执行，不得违反。它对于维护正常的社会秩序、安定社会生活、保障人民的合法权益有着极其重要的作用。

　　必须指出的是，法规文件的行为规范作用与社会道德规范不同，违反社会公德将受到舆论的谴责，而文件的行为规范作用是带有强制性的。国家以强制手段保证它的权威，谁违反了法令或法规，就要受到法律制裁和行政处分、经济处罚。例如《中华人民共和国宪法》是国家的根本大法。根据《宪法》又制定与颁布了《民法》、《刑法》、《刑事诉讼法》、《婚姻法》等基本法。对这些法律、法令，如有违反，国家的执法机关就要“唯你是问”。如违反了法规（如章程、条例、规定、守则等）虽不至于犯法，但要受到批评、警告、记过直至开除等行政处分，有的还要处以罚款。这就说明，这些法令、法规性文件在它的有效范围内，必须成为人们的行为规范，而且强制执行，人人都得遵守。

　　3、传递信息作用。文件是传递信息的重要渠道。党和政府上下左右机关之同，其决策、方针、设想和意图等政务信息，常常是通过文件的传递而取得的。例如，各级党政领导同志的工作活动情况，各地的突发事件，社会动态，经济技术情况等信息的收集、传递和处理，工作情况的汇报，上级决策、指示的下达，下级贯彻落实上级指示的经验总结和存在问题的报告等，都离不开文件这一工具。上级领导机关通过批阅下级机关送来的报告、请示、汇报、调查报告以及简报、总结等，就及时掌握了下级机关的信息动态。这就为上级机关指导工作、解决问题以及进行各项决策提供了客观依据。又如，下级机关通过阅读上级机关的指示、决定、通报、通知等文件，就能及时掌握从上级机关传递过来的信息动态。根据这些信息动态，下级机关就可以及时开展工作和完成规定的任务。至于平级和不相隶属机关之间相互使用的“函件”等文件，更多是用于直接沟通信息及联系各种事务的。通过文书的这种信息传递作用，使得各级机关组成了一个四通八达的信息网络，机关工作靠文件传递的信息得到处理和解决；上下左右之间的关系，靠文件传递的住处得到调整。从而保证了各级各类机关组织的工作正常地、有秩序地运转。

　　4、公务联系作用。各机关单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右有关的机关单位进行联系。随着改革开放的不断深化，各机关单位之间的横向联系日趋频繁。机关公务文书的协调联络作用就显得越来越重要、越来越广泛了。一个机关的工作活动，不是孤立地进行的，有时要向它的上级领导机关报告情况、请示问题；有时要与一般机关单位就工作业务进行商洽、询问、回答或交流情况和经验；有时要与有关企业、部门或单位签订合同、协议书等。文件在同一系统的上下级机关之间、平级机关之间以及不相隶属机关之间，都能起到沟通情况、商洽工作、协调关系、处理问题的公务联系作用。

　　5、凭据记载作用。文件是机关公务活动的文字记录。一般来说，绝大多数文件在传达意图、联系公务的同时，也具有一定意义上的凭据作用。这是因为，既然每一份文件都反映了制发机关的意图，那么，对受文机关来说，就可将文件作为安排工作、处理问题的依据。有些文件，则具有比较明显的凭证作用。如经过当事人双方共同签订的协议书、合同等文件，它的凭证作用是作为证实签约双方曾经许诺和承担的责任和义务的依据。谁违反了协议和合同的条款，就要追究谁的责任。可以说，形成这类条件的目的，就是为了作文字凭证的。

　　还有一些文件具有明显的记载作用。例如会议记录、电话记录、会议纪要、机关大事记、值班日记、各种登记等，它们都是机关工作活动的真实记录，具有记载作用，可以供日后的利用查考。

　　文件不仅在机关的现行工作中具有凭据记载作用。同时，对于过去的事情，它又成为各级党政机关公务活动的历史记录。是机关史料的积累，是解决矛盾、澄清是非的凭证，也是若干年后编史修志的重要依据。所以，文件在完成它的现实使命以后，都要立卷归档保存，是备查找利用。例如，制定一项新的政策，为了保持政策的连续性，还要参考过去的文件；机构调整、人事任免、调解矛盾、落实政策等也需要参考过去的文件规定。因此，文件作为历史事件的记载与查找的依据，其凭据作用是不可忽视的。

　　以上所述，是就文件的主要作用而言的，文件还有知照作用、协调作用、宣传教育作用等，就不一一详述了。实际上，从每一份具体的文件所起的作用来看也并不是单一的，往往同时具有几种作用，我们应该结合起来认识和理解 。公文的文体，是指公文的表达方式和语体特征。也就是在公文写作中运用语言陈述事情，说明问题所采取的具体方法和特点。人们在长期的写作实践中，为了反映纷繁复杂的社会生活，适应不同的交际需要，经过不断的总结和创造，逐步形成了不同的表达方式。通常写作的表达方式有叙述、描写、抒情、议论和说明五种。不同的表达方式又决定了不同的文体分类。早在三国时期，魏文帝曹丕在《典论·论文》中就将文体划分为奏议、书论、铭銇、诗赋四类。指出："夫文本同而末异，盖奏仪宜雅，书论宜理，铭銇尚实，诗赋欲丽。"说明不同的文体在表达方式上有不同的特点。人们根据表达方式的不同，一般将文章分为应用文体和文艺文体两大类。公文属应用文体，它具有应用文体的一般特点，即具有实用性、严肃性和程式性。但公文文体又与一般的应用文体不同，在表达方式和语言运用上有它自身的特点。

　　一、公文的表达方式
　　公文写作中，兼用叙说、说明和议论三种表达方式，这是公文文体的主要特点。因为公文是办事的工具。公文的内容主要是传达贯彻党和国家的方针政策，发布法规和规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作、报告情况、交流信息等。其目的在于简明、清晰、准确地表达意图，而并非审美和传情。具体地说，报告、请示、通报等侧重于叙述；法规性文件以及通告、公告等主要是说明；调查报告、会议纪要以及综合性的工作总结等通常是夹叙夹议；公文中采用议论为主要表达方式的有讲话稿等。现将这三种表达方式分述于后：
　　1、叙述。叙述是将人物的经历和事件的发展变化过程所作的叙说和交代。包括写"人"和写"事"两个方面。它是写作中运用最广的一种表达方式。在公文写作中，一般不专门写人，而是以叙事为主。叙事就是"叙述"在公文中的运用。除计划性、法规性文体一般等都必须以叙事为基础。公文的叙事与一般记叙文不同，它不在于具体记叙事实，而是通过对基本情况或个别事实的叙述来说明一定的问题，达到反映情况、交流思想、阐明观点的目的。公文的叙事必须简明、朴实、不作过多的描述。
　　公文中运用叙述的方法主要是顺叙。顺叙就是按照事物发生、发展的自然顺序或时间顺序进行叙述。公文写作中运用顺叙，容易做到线索清楚，层次分明，便于阅文者迅速掌握事情发展变化的来龙去脉。公文中的叙述与小说中的叙述不同，写小说讲究跌宕多姿，悬念迭出，让读者自己去思索寻味，所谓"文似看山不喜平"；而公文写作则不同，它不为欣赏，只求实用。在叙述事物的发展变化时，防止曲折起伏，变幻莫测，而要一目了然、明白晓畅。如果一篇公文阅者一看标题或者一看开头，就知道讲的什么事情，并猜出它的结局，那就是一篇叙事十分成功的公文。这一点，恰恰是文艺作品写作之大忌。
此外，公文写作中还根据需要，恰当地运用倒叙、插叙、分叙等方法。
　　2、说明。说明是用简明扼要的文字，把事物的形状、性质、特征、成因、关系、功用等解说清楚。与其它的表达方式相比较，说明的明显特征讲的是客观事物，作者表现的是客观态度。其基本要求是客观、准确、力求按事物的本来面目作恰如其分的介绍，准确地反映人们对事物的认识程度。说明，在公文的表达方式中占有很大比重，起着十分重要的作用。不仅法规性文件、商品说明书主要采用说明的方式，其它如命令、批复、批示等大都直接陈述领导机关的意图、要求与措施，多以说明为主；公告、通告旨在颁布要求与措施，也以说明为主；报告、请示中的条款行文也离不开说明。此外，说明还常与叙述、议论等方法结合起来使用，如为叙述所涉及到的人与事作必要的介绍，为议论作必要的解说与阐释、议论等方法结合起来使用，如为叙述所涉及到的人与事作必要的介绍，为议论作必要的解说与阐释。说明，也是论据的主要表达方式。说明的主要方法有：
　　①定义说明。定义说明是指用下定义的方法来说明事物的性质和特征。下定义是一种严密、科学的方法，要求言简意明，把握事物的本质，必须使用判断句式说明被定义项的本质特征。下定义不能使用否定句式或比喻句式，更不能同义反复。
　　②注释说明。注释说明是指对事物的性状、特征、成因等作简要的注释。要求简明准确、通俗易懂，使阅者更具体深入地理解说明对象。
　　③比较说明。比较说明是指运用同类事物或不同事物跟所要说明的事物作比较。事物之间总是既有联系又有区别的，有比较才能鉴别。事物的本质、特性往往是在同别的事物相比较时才显示出来的。比较说明中所选用的事物应该是人们较为熟悉的，具体的，易于阅者理解。
　　④数字说明。数字说明是指用确切的数字来说明事物。数字说明中所使用的数字必须准确无误，来源可靠。数字运用得好，往往比文字介绍更为简便、更具有说服力。
　　⑤举例说明。举例说明是指列举典型事例来说明事物。有的事物直接说明本质特征不太容易，如能耐举例说明，人们就容易明白了。举例说明所举的事例必须符合事实，有代表性，且要详略得当，避免事例堆砌，同时还要进行恰当的分析。
　　⑥分类说明。分类说明是指根据事物在性状、成因、功用、关系等属性的差别，划分成若干类别，分别加以说明的方法。这种方法可以把某些较为复杂事物的各方面的特征，在按照种属关系的分类说明中，提示得条理清楚，明白易懂。分类说明要注意掌握统一的分类标准，标准不统一，逻辑混乱，难免会影响分类的科学性。
　　以上六种，是公文较常见的说明方法。此外还有图表说明、引用说明、分析说明等方法，就不一一详述了。
　　3、议论。议论。就是议事说理。是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或措施，表明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方法。在公文写作中，就大多数文种而言，议论不是贯通全文的主要表达方法，而是从属于叙述和说明的一种方法。
　　议论的要素是论点、论据和论证。
　　①论点。论点，又称论题或观点。是指作者对所论述的问题提出的见解、主张与态度，它是议论的核心。论据、论证都要为证明论点服务。论点有中心论点与分论点之分。中心论点在全文中处于支配地位，又称总论点，分论点是为总论点服务的人属论点，一般较长篇幅的论说性公文都有中心论点与分论点。分论点对所论述的部分来说是论点，对中心论点来说，同时又起着论据的作用。
　　②论据。论据，是证明论点的真实性的根据。公文的论据，可分为三类。一类是事实论据，即用具体、可靠的事实或数据来做根据，这是公文论据的主要形式；二是理论论据，即适当地讲些道理，从理论上进行论证；硬政策法规论据，以政策法规为论据，是公文论据的独特之处，由于公文本身政策法规性很强，故运用政策法规性论据具有很强的说服力。
　　③论证。论证，是运用论据来证明论点的方法和过程。在这个过程中要剖析事理，阐明论点和论据之间内在的逻辑联系，使论据很好地为证明论点服务。
　　在公文写作中，论证的主要作用是说明理由，作出证明。使阅文者不仅了解要做什么，还要了解为什么做；不仅明确公文中下了什么结论，而且还要明确下这一结论的根据。这样，可以减少执行中的盲目性，提高工作效率。
　　论点、论据、论证三者之间的关系可以这样来表述：论点是统帅，回答"要证明什么"的问题；论据是基础，回答"用什么证明"的问题；而论证则是沟通二者之间内在联系的桥梁，回答"如何证明"的问题。在公文写作中，只有把论证的桥梁铺设得科学、严密、才能赋予论证以强大的逻辑力量。

　　二、公文的语言特点
　　公文写作规定使用语体文，语体文具有通俗易懂、语义确切等优点。语言是人类最重要的交际工具。无论是在社会的政治生活、经济文化生活还是日常生活中，语言都是以充当人类交际和交流思想的工具这一特殊职能为社会服务的。语言是公文的第一要素。一篇公文，有思想内容和组织结构，但最终都要通过语言表达出来，使它成为有形的东西。否则，公文本身就不存在。由于公文具有很强的政治性、政策性和现实效用性，所以，公文运用语言应当做到准确、简明、庄重、得体。
　　1、准确。准确是公文语言的主要特征和基本要求。公文的内容必须用准确的语言来表达。每个词，每句话都必须有明确的含义。即用词要准确无误，造句要合乎语法和逻辑。还要善于辨析词义，区别词的感情色彩，根据特定的语言环境，选用最恰当的词语。如果在公文写作中用词含混，歧义迭出；或用语不慎，前后矛盾；或概念不清，留有漏洞；或判断不当，结论模糊，其结果必然带来理解上和执行上的困难，甚至造成混乱，也就失却了公文的权威性与严肃性。
　　公文语言的准确表达，决定于思路的清晰，同时也决定于对字、词、句的精心选择和反复推敲。
　　2、简明。简明就是用最少的文字表达尽可能多的内容，做到"文约而事丰"。把公文写得简明了，精练准确，这是公文的现实效用性决定的，也是公文写作的基本要求。列宁曾经提倡拟写文件要简短，他说："请写简短些，采用电报文体……写长了我根本不看，一定不看。"毛泽东同志也提出："报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。"
　　在公文写作中，做到语言简明，决非易事。要写得简短明白，即需要一定的思想理论水平，又要思路清晰，有一定的分析概括能力，还要有较高的文字修养。在此基础上做到叙述平直，说明扼要，议论精当。还要掌握公文写作的特定用语，恰当地使用一些缩略语、成语，准确地使用一些引用语。同时，还要力戒空话、套话和使用一些生僻的词语。
　　3、庄重。庄重，就是公文用语必须讲究庄严、郑重。这是由公文的严肃性、法定权威性和行政约束力所决定的。公文是处理公务的重要工具。使用庄重的语言，是公文制发机关应有的严正立场和严肃持重的态度在公文中的体现。具体地说，所谓庄重，就是公文的用语不俗气，有气派，要使用规范的书面语言。书面语言的特点是比口语更为精练准确，更加有条理。还要注意使用雅语、敬语。雅语是指典雅的语言，相对俗语而言的；敬语是指尊敬用语，在上行公文中应注意使用敬语。
　　4、得体。得体，是指公文语言的运用要与公文的行文目的、内容、对象、条件的特定需要相适应，在准确表达的基础上，进一步促使受文对象产生与行文目的一致的心理效应。或郑重严肃，或亲切温暖，或欢欣鼓舞，或震慑警觉等。得体的基本要求：一是要适应行文的语体风格，如指挥性公文应郑重严肃；告知性公文应简明晓畅；请示性公文应恳切明白，切忌使用要挟性语言；商洽性公文要平和委婉，不得使用指令性语言等。二是要分清上下级关系，掌握好分寸。三是要多运用公文的专用语。